blogu' lu' castraveţ

Archive for the ‘e-mail’ tag

Poșta electronică: ghid de utilizare

without comments

Una dintre problemele majore cu care se poate ciocni un estet om organizat, este modalitatea perfectării corespondenței realizate prin intermediul poștei electronice. Public aici un set de reguli (acumulate cu sârguință, timp de câțiva ani buni de experiență), care ar trebui respectate pentru a menține o corespondență “sănătoasă” cu alți destinatari.

  1. Corespondența trebuie să fie discretă și decentă. Nimeni nu vă poate garanta că la un moment dat corespondența între două persoane nu va deveni publică. Respectiv, nimic bun nu aveți de câștigat dacă o să utilizați un limbaj necenzurat. Plus la asta, corespondență în orice moment poate fi prezentată în calitate de probă într-un proces judiciar sau într-o banală investigație corporativă. De aceea se recomandă să evitați orice exprimare care v-ar putea discredita în viitor sau vă poate prezenta într-o lumină proastă în fața unor persoane implicate sau menționate în mesajele respective. Plus la astă, respectarea acestei regulш vă va permite, în caz de necesitată să copiați mesajul integral, sau să-l tipăriți pe suport hărtie pentru a fi prezentat la o ședință sau pentru a fi transmis în calitate de comandă unui grup de lucru, fără a avea dubii asupra faptului că în corespondență ar putea fi prezente detalii ne necesare sau ne formale. În acest scop, evitați expresiile familiare, glumele sau alt context ne oficial. de asemenea, veți scuti alt interlocutor de a vă redacta mesajul, în cazul transportării acestuia în afara poștei, pentru aceleași scopuri de serviciu.
  2. Nu economisiți timp pe verificarea ortografică și stilistică a mesajelor pe care le trimiteți. O atitudine corectă, din p.d.v. gramatical, în fiecare mesaj, vă cizelează zi de zi exprimarea, vă dezvoltă vocabularul, vă învață a vă exprima corect și fluent, în scris. Altfel spus, această atitudine cizelează atât pe cel care scrie, cât și îl motivează să facă la fel pe cel de la care urmează să primiți răspuns. Ori, fiecare mesaj reprezintă o lecție gratuită pentru toți participanții la corespondență. În altă ordine de idei, mesajul dvs va fi clar pentru toți care îl vor citi, nu va mai exista loc pentru neînțelegeri, sau interpretări greșite.
  3. Completați mesajul de la coadă spre început. Și trebuie să începeți cu attachment-ul. În primul rând pentru că, atunci când începeți a vă formula gândul și până îl terminați, s-ar putea să uitați că aveți de anexat un fișier. În al doilea rând, faptul că trebuie să anexați ceva la mesaj, vă poate sustrage atenția din șirul firesc al gândurilor, în timp ce formați mesajul scrisorii. În al treilea rând, absența attachment-ului în primul mesaj, poate genera mesaje inutile, pierdere de timp și gunoi suplimentar, iar în cazul mesajelor de solicitare a anexei care a fost omisa, puteți obține două (cel puțin două) scrisori rupte ca și context una de alta. În al patrulea rând, atunci când veți înțelege că ați omis attachment-ul s-ar putea să nu-l mai aveți la îndemână: de aici rezultă iar pierderea de timp.
  4. Anexele la email trebuie să fie verificate preventiv (ca să nu trimiteți ceva greșit sau compromițător, de exemplu să trimiteți lista clienților unui concurent de-al companiei dvs). Regula este valabilă chiar și în cazul când anexa vine de la altcineva din compania dvs, nu aveți nici o tangență cu conținutul acesteia, iar anexa trebuie transmisă mai departe. Anexa trebuie să fie într-un format compatibil cu majoritatea clienților de poștă, și să prezinte interes minim pentru serviciile de antivirus (în loc de EXE-uri, anexați arhive cu parolă – majoritatea sistemelor respinge EXE-urile). Formatele cele mai utilizate într-o corespondență de afaceri sunt DOC, XLS, TXT, PDF. Excepții fac anexele ce se referă la o corespondență tehnică, astfel de fișiere trebuie arhivate, după asta anexate. Denumirea fișierelor anexate trebuie să fie scris cu caractere latine, fără diacritice – nu toți destinatarii au același posibilități dehnice de descufrare a fișierelor
  5. Anexele nu trebuie să depășească 1-2 MB, sau cel puțin trebuie să vă străduiți să nu aveți anexe cu un volum mai mare (nu toate serverele de poștă permit anexe voluminoase, respectiv mesajele pot fi respinse). Dacă mărimea anexei este prea mare, stocați-o pe o resursă online, și lăsați-o acolo până nu primiți confirmarea că a fost primită. În unele cazuri este util de a păstra Anexele în online pentru toată durata proiectului: partenerul dvs de afaceri ar putea-o pierde, iar dvs va trebui să pierdeți timp ca s-o plasați din nou în online.
  6. Informați interlocutorul despre prezența anexei în email, sau în online. În cazul online-ului imediat după plasarea anexei, copiați link-ul în corpul mesajului de email. Dacă aveți dubii asupra faptului că anexa poate pierdută, sau poate să nu fie observată – cereți de la interlocutor o confirmare despre faptul că a recepționat-o.
  7. Scrieți mesajul textului doar după ce ați anexat materialele necesare. După ce credeți că mesajul este gata, mai verificați-l o dată. De obicei în procesul de verificare se descoperă decalaje de sens, cuvinte în plus sau propoziții neterminate – artefacte al modului natural de gândire “în scris”. Verificați ca în text să fie menționat faptul, dacă mesajul necesită o confirmare de recepție a acestuia de către cel căruia îî scrieți (multe sisteme au acest funcțional integrat, dar nu întotdeauna el este sigur, de exemplu în cazurile când interlocutorul dumneavoastră (recipientul) primește o mulțime de mesaje pe zi, ar putea să nu observe mesajul dvs, și îl va marca ca citit din greșeală). Astfel, dacă nu veți primi răspuns în timp util, veți ști să transmiteți mesajul repetat, sau să luați legătura cu adresatul pe altă cale pentru a vă asigura că mesajul a ajuns la destinație.
  8. Subiectul mesajului trebuie să fie sugestiv, să conțină cuvintele cheie ca să poată fi găsit ușor și peste 3 ani. Cu cât mai clar veți formula subiectul, cu atât mai ușor îl veți găsi utilizând instrumentul de căutare al clientului (aplicației) de poștă. Absența subiectului în mesaj este categoric inadmisibilă. Gândiți-vă ca dacă mesajul nu este important pentru dumneavoastră, el poate fi important pentru cel ce îl recepționează și poate avea nevoie de el în viitor. nu fiți egoiști.
  9. Subiectul mesajului trebuie să dea de înțeles ce conține mesajul: o sarcină tehnică, o urgență, o descriere, un document, și în același timp să nu conțină un singur cuvânt care poate generaliza subiecte similare din altă corespondență. Este foarte binevenită utilizarea unui standard propriu de formulare a subiectului, o nomenclatură.
    Sarcina tehnică pentru “Firma” SRL: Implementarea modulului contabil este un exemplu bun, pe când Sarcina tehnică, sau “Firma” SRL, sau Document, etc sunt exemple proaste. Scrisorile cu mesaje ne sugestive se pierd foarte ușor prin multitudinea de alte mesaje similare.
  10. Setați regimul de urgență a mesajului, acestea, de regulă, se evidențiază printr-o pictogramă specială (semn de exclamare, de exemplu) de restul mesajelor, mai puțin importante. În același timp nu faceți abuz de regimul de urgență. Urgența trebuie să fie obiectivă și doar în cazurile când este absolut necesară.
  11. Adresa destinatarului se completează în ultimul rând. După ce aveți textul mesajului formulat, anexele atașate, doar atunci aveți o imagine clară pe cine trebuie să includeți în corespondență și pe cine nu. Plus la asta, indicarea destinatarului în ultimul rând vă protejează de expedierea accidentală a mesajului, înainte de a fi terminat de structurat mesajul.
  12. Despre destinatari – o regulă banală, dar necesară: dacă mesajul este adresat la mai mulți destinatari, pe aceștia îi includeți în următoarele categorii:
    • To: în acest câmp indicați destinatarul de bază (primar), carăuia nemijlocit îi este adresat mesajul (desigur, pot fi câțiva destinatari primari).
    • Cc: (abreviatura provine de la “carbon copy”, ceea ce în română se traduce ca “copie de indigo”) în câmpul respectivi includeți destinatarii secundari, implicați în corespondență.
    • Bc: (provine de la “blind carbon copy”) în această categorie includeți destinatarii care trebuie sa vadă mesajul și identitatea cărora nu trebuie divulgată celorlalți participanți la corespondență.
  13. Răspundeți la toți recipienții indicați în mesaj, dacă ați primit un mesaj în care sunt indicate mai multe adrese. S-ar putea să nu cunoașteți cine exact va rezolva în final problema sau va da răspunsul decisiv. În orice caz, responsabil de soluționarea problemei va fi acea persoană, a cărei adresă este indicată în câmpul To: (vezi p. 12).
  14. Utilizați un singur flux de mesaje, pentru o singură întrebare. Toate iterațiile, toată corespondența ce implică o temă unică, trebuie executată într-un singur flux (iterații compuse din solicitare și răspuns la unele și aceleași mesaje, ce au un același subiect). Astfel va fi lesne să urmăriși evoluția rezolvării unei singure întrebări. În caz contrar, va fi complicat să reconstruiți cronologia și evoluția soluționării întrebării respective. Mai mult ca atât, mulți clienți de poștă pot aranja cronologic toată corespondența legată de un subiect în parte.
  15. Utilizați poșta personală doar pentru scopuri personale iar poșta de serviciu – doar pentru întrebări de serviciu. Este etic, în primul rând. În al doilea rând vă protejați viața personală de eventualele verificări sau monitorizări corporative interne, în cazul unor incidente. Cât privește poșta personală, în momentul când veți căuta un detaliu legat de serviciu, nu veți mai ști exact unde a fost discutat sau menționat: în corespondența prin poșta personală, sau prin poșta de serviciu.
  16. Utilizați poșta pentru rezolvarea întrebărilor complexe, și, în măsura posibilităților și necesităților, nu o utilizați pentru mesaje care nu au nici o valoare istorică. Mesajele de genul “Restarteaza server-ul” poate fi util doar dacă există posibilitatea ca în viitor veți avea nevoie de a afla timpul exact când server-ul respectiv a fot restartat. Pentru întrebări ordinare, sau ne importante există alte canale de comunicare. Cu alte cuvinte, nu transformați poșta electronică în chat. De aici rezult[ regula următoare.
  17. Nu transformați chat-ul în poștă electronică, mesajele importante trebuie să se transmită printr-un singur canal – poșta electronică.
  18. În absența pentru o perioadă mai îndelungată (regula este valabilă doar pentru pentru corporații mari) nu expediați email către toți angajații? în care îi informați pe toți că veți lipsi și că mesajele trebuie transmise altcuiva. E puțin probabil că cineva va memoriza adresa noului recipient, veți pierde controlul asupra corespondenței, și veți da un exemplu prost celorlalți angajați. Este suficient să setați un robot (majoritatea clienților de poștă electronică au acest funcțional integrat) care va expedia automat mesajele către colegii care vă vor înlocui. Astfel solicitările vor fi rezolvate, iar când vă veți întoarce la serviciu, veți putea ușor vizualiza în cutia dvs poștală, toată corespondența care a avut loc în timpul absentării.
  19. Evitați mesajele lungi. Astfel de mesaje au șansa de a nu fi citite până la capăt, sau în general nu vor fi citite. plus, un mesaj de serviciu, nu este un comentariu literar – străduiți-vă să redați esența într-un volum minim de text.
  20. Străduiți-vă să răspundeți la mesaje în aceeași zi sau în ziua următoarea. Amânarea răspunsului pentru mai târziu, poate transforma răspunsul dvs în unul neactual, la momentul recepționării.

Altfel spus, stilul, conținutul și acuratețea mesajelor pe care le scrieți reflectă nivelul dvs de educație, competență și profesionalism.

Written by kirpi4

December 1st, 2016 at 10:00 pm

Posted in Amperi neuronali,IT stuff

Tagged with ,